Onko tieto ammattikorkeakoulun tekemästä työelämäyhteistyöstä tehokkaasti hallinnoitua ja kaikkien saatavilla, vai löytyykö yhteistyö vain yksittäisten henkilöiden tiedostoista ja sähköposteista? Tiedetäänkö ammattikorkeakoulussa, minkälaista työelämäyhteistyötä siellä tehdään?
Sidosryhmä- ja kumppanuusyhteistyön kehittämisen taustaa
Korkeakoulujen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen korostetaan tapahtuvan osana korkeakouluissa tehtävää tutkimusta ja siellä annettavaa opetusta, ei näistä erillisenä toimintona. Yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja vaikuttavuutta tukee monipuolinen työelämäyhteistyö.
Ammattikorkeakoulut pyrkivät olemaan vahvoja alueellisia toimijoita sekä alueen kehittymisen mahdollistajia. Suurimmalla osalla sidosryhmä- ja kumppanuusyhteistyö alueen yritysten ja muiden organisaatioiden kanssa onkin vilkasta, mutta onko ammattikorkeakouluilla koottua tietoa sen laadusta ja määrästä? Usein haasteita aiheuttavat niin kontaktien henkilösidonnaisuus, yhteisten ohjeiden ja toimintatapojen puute, kuin myös dokumentoinnin vajaavaisuus.
Sidosryhmä- ja kumppanuusyhteistyön kehittäminen ja yhteiset menettelytavat
Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja vaikuttavuuden kehittyminen edellyttää mm. sitä, että työelämäyhteistyöstä on yhteisesti kerättyä ja hyödynnettyä tietoa. Samalla kumppanuuksien arvo ja molemminpuolinen hyöty kasvavat ja yhteistyö kehittyy asiakaslähtöisempään suuntaan.
Kehitystoimenpiteitä voivat olla mm. sidosryhmä- ja kumppanuusyhteistyön toimintamuotojen analysointi ja prosessien uudistaminen, kumppanuuskategorioiden määrittely (asiakassegmentointi), kumppanuussopimusten laatimiseen liittyvien yhteisten menettelytapojen luominen, sidosryhmä- ja kumppanuusyhteistyön laadunhallinnan kehittäminen sekä asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönotto ja hyödyntäminen.
Kun yhteydenpito kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa on organisoitua, työelämää pystytään myös palvelemaan kohdennetummin ja monipuolisemmin sekä saadaan tarpeellista työelämätietoutta koulutuksen ja TKI-toiminnan kehittämiseksi.
Asiakkuudenhallintajärjestelmän laajapohjainen käyttö antaa vankan pohjan työelämäyhteistyön seurannalle sekä tekee myös asiakkaiden ja kumppanien tarpeiden tunnistamisen helpommaksi.
Asiakkuudenhallintajärjestelmä ammattikorkeakoulun työelämäyhteistyön tukena
Kaikissa henkilöstön käytössä olevissa laitteissa toimiva, omalle organisaatiolle mahdollisuuksien mukaan räätälöity asiakkuudenhallintajärjestelmä on työelämäyhteistyön tärkeä apuväline. Monipuolisesti käytetyn asiakkuudenhallintajärjestelmän kautta on mahdollista ylläpitää ammattikorkeakoulun sidosryhmä-, asiakas- ja kumppanitietoja, kuvata koulutus-ja TKI-yhteistyötä sekä hoitaa mm. markkinointi- ja liiketoimintaprosessi, rakentaa alumnirekisteri sekä hallita kansainväliseen yhteistyöhön liittyviä kokonaisuuksia.
Kaiken työelämäyhteistyöhön liittyvän tiedon kirjaaminen ja jakaminen asiakkuudenhallintajärjestelmän avulla on tehokkaan toiminnan lähtökohta. Jokainen kirjattu aktiviteetti tuottaa lisäinformaatiota työelämäyhteistyöstä ja yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta.
Asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönotto ja sen edellyttämä toimintatapojen muutos voi olla hidasta, ja se edellyttää niin vahvaa johdon tukea kuin riittävää resursointia. Järjestelmän hyödyntämismahdollisuuksia on paljon, mutta käyttöönotto kannattaa suunnitella hyvin ja vaiheistaa sekä aikatauluttaa.
CRM-järjestelmän avulla voidaan tallentaa, järjestää, analysoida ja jakaa asiakastietoja niin eri yksikköjen kuin koko ammattikorkeakoulun tasolla. CRM-järjestelmän avulla voidaan paitsi tallentaa kerättyä asiakastietoa, myös parantaa tiedon läpinäkyvyyttä, jolloin tietämys kumppanista ja tehdystä yhteistyöstä kasvaa ja päällekkäiseltä toiminnalta vältytään. Toiminta tehostuu ja työaikaa säästyy, kun tiedot ovat yhdessä ja samassa järjestelmässä. On helppo nähdä, mitä kumppanin kanssa on tehty, mistä sovittu ja millaista yhteistyötä on suunnitteilla. Järjestelmän kattava käyttö takaa sen, että tieto on jaettavissa eikä yhden ihmisen takana.
Kaikilla ammattikorkeakouluilla lienee tavoitteena alueen työelämäyhteistyön ja työelämäkumppanuuksien kehittäminen tulevienkin vuosien aikana. Hyvin suunnitellun ja laaja-alaisen kumppanuusyhteistyön avulla varmistetaan talousalueen osaamisen kehittäminen ja tulevaisuuden työvoimatarpeiden tyydyttäminen sekä tehdään molempia osapuolia hyödyttävää monialaista yhteistyötä. Koulutus- ja muiden palvelujen sekä TKI-toiminnan yhdistäminen yritysten kehittämistarpeisiin synnyttää molemminpuolinen hyötyä.
Toimiva ja laajalti käytössä oleva asiakkuudenhallintajärjestelmä on parhaimmillaan vahva tuki ja apu sidosryhmä- ja asiakasyhteistyölle sekä yleisemminkin yhteiskunnalliselle vuorovaikutukselle.
Järjestelmää tulee kuitenkin jatkuvasti kehittää ja sen käyttöä laajentaa sovitun tiekartan mukaisesti ja varmistaa riittävä resursointi sekä jatkuva tiedottaminen säännöllisen käytön eduista ja hyödyistä.
Kirsti Virtanen
kumppanuuspäällikko
Turun ammattikorkeakoulu
Lisätietoja CRM-järjestelmän käytöstä Turun AMK:ssa: kirsti.virtanen@turkuamk.fi
